SoSeBi Papermap 2 è un software finalizzato a supportare le attività di riordino, descrizione, inventariazione e gestione di archivi storici e di deposito.
Le caratteristiche
SoSeBi Papermap 2 è un applicativo che risponde pienamente alle esigenze dell’archivista nelle fasi di schedatura, riordino ed inventariazione, ed alle esigenze del ricercatore grazie alle funzionalità di ricerca immediate ed intuitive.
Aspetti gestionali
Per quanto riguarda gli aspetti gestionali il software Papermap 2 è in grado di gestire informazioni relative a:
- Archivi posseduti e le loro sedi di consultazione: indirizzi, orari di apertura, contatti;
- Complessi documentari: qualità e consistenza dei fondi e loro relazioni con i soggetti produttori e con gli inventari esistenti;
- Soggetti produttori: le istituzioni e gli enti, le persone, le famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto, conservato e tramandato i propri archivi;
- Unità archivistiche: le caratteristiche intrinseche ed estrinseche e l’eventuale associazione alle immagini digitalizzate dei documenti.
Importazione dati da altri software
E’ possibile effettuare la migrazione dei dati provenienti da software Sesamo. Previa analisi di fattibilità è possibile la migrazione da banche dati strutturate create con altri software.
La ricerca
Il software permette di interrogare la banca dati attraverso ricerche semplici e/o complesse grazie all’utilizzo di numerosi filtri combinabili tra loro, oppure visualizzando la struttura dell’archivio attraverso un albero di navigazione che rappresenti le sue suddivisioni in fondi, serie, sottoserie, unità archivistiche.
La circolazione
Permette di gestire, registrare e monitorare i prestiti della documentazione sia per utenti interni che esterni.
Le digitalizzazioni
Permette di associare le immagini dei documenti descritti alle unità archivistiche corrispondenti, per una consultazione diretta dei documenti riprodotti digitalmente.
La stampa
Permette di stampare tutto l’archivio o parti di esso con la creazione di report in formato PDF attraverso una modalità predefinita, chiamata stampa sintetica oppure utilizzando la modalità stampa personalizzata, che permette di selezionare tutti i campi che si vogliono visualizzare nella stampa.
Gli standard
La schedatura, il riordino e l’inventariazione avvengono con l’uso di schede tipo rispondenti alle norme internazionali di descrizione, lo standard ISAD (G) per la descrizione delle singole unità archivistiche e di quello ISAAR (CPF) per le informazioni di contesto relative ai soggetti produttori.
Modalità di lavoro
Papermap 2 permette di lavorare sulla banca dati da più postazioni in contemporanea, consentendo quindi l’accesso di più schedatori al database.
Sicurezza
Per quanto riguarda la sicurezza e la gestione degli accessi offre un alto grado di protezione e controllo sui dati con una raffinata gestione dei “Ruoli utente”.
Backup
Questa funzionalità permette di creare periodicamente una copia di sicurezza dell’archivio in modo che sia possibile ripristinare i dati all’ultima versione salvata se si dovesse verificare un problema.
Interfaccia di consultazione web.
L’interfaccia web consente di esporre in rete i contenuti dell’archivio permettendo agli utenti di consultare il materiale tramite browser web.
E’ possibile personalizzare facilmente il testo contenuto nella pagina di presentazione dell’archivio.
Il software permette di filtrare i contenuti del sito. Saranno visibili in rete solo i documenti per i quali è stata autorizzata la pubblicazione all’interno del software gestionale.
